Gestion du secrétariat juridique en période de crise sanitaire du Coronavirus

Dans le cadre de la crise sanitaire du coronavirus, le formalisme imposé dans la tenue du secrétariat juridique par la loi ou les dispositions statutaires des personnes morales de droit privé a été assoupli de manière temporaire par deux ordonnances :

• L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant sur les modalités de tenue des réunions et de délibérations des organismes, ordonnance complétée par un décret du 10 avril 2020
• L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 qui portent sur les délais applicables en matière d’arrêté de comptes et de leur approbation.

Concernant les modalités de tenue des réunions des organes collégiaux et assemblées générales

Pour rappel, le Décret n° 2020-293 du 23 mars 2020 a interdit les réunions physiques de plus de 100 personnes et tout déplacement de personne hors de son domicile à l’exception des déplacements pour des motifs limitativement énumérés. La participation à un organe collégial de gestion, d’administration, de surveillance ou à une assemblée ne font pas partie de ces dérogations.

Ainsi si les réunions de moins de 100 personnes ne sont  pas, aujourd’hui, expressément  interdites,  ces réunions se trouvent de fait impossibles à tenir, les intéressés ne pouvant s’y rendre. Aussi, les dirigeants sociaux pourraient voir leur responsabilité engagée s’ils maintenaient la décision de réunir de manière physique une assemblée ou un organe collégial en période de confinement.

Par ailleurs, la date du 11 mai annoncée comme date de fin du confinement, ne peut être raisonnablement retenue comme le retour à une totale liberté de circulation et de réunion. Il conviendra de rester en alerte sur le sujet.

Pour pallier cette situation de confinement imposé, le gouvernement a assoupli temporairement les modalités de tenue des réunions pour tous les organismes de droit privé dans le cadre de son ordonnance n°2020-321, complétée très récemment par décret 2020-418 du 10 avril dernier.

Le dispositif mis en place est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des organismes de droit privé, tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.)

Concernant la convocation des réunions, un asssouplissement de la forme est clairement précisé pour les sociétés cotées pour lesquelles tant les convocations aux assemblées que les réponses aux demandes d’information pourront être effectuées par voie électronique (articles 2 et 3 Chapitre 1 de l’Ordonnance 2020-321).

Concernant les autres formes de structure, l’Ordonnance ne précise rien de manière expresse. L’article 4 de l’Ordonnance laisse à penser que la convocation aux assemblées dans ces structures pourrait avoir lieu par tout moyen. Il prévoit, en effet, que les membres peuvent être avisés de la date de l’heure de la réunion de l’assemblée qui se tiendrait sous forme de conférence téléphonique ou audiovisuelle par tout moyen permettant d’assurer l’information effective des membres (article 4 de l’Ordonnance 2020-321). Lettre simple, courriel, réseau social partagé (?)…pourraient ainsi être utilisés en lieu et place des courriers simples ou recommandés exigés en temps normal par la loi ou les statuts des structures selon les cas.  Toutefois, cet article ne porte pas sur la convocation en tant que telle qui fait l’objet du chapitre précédent de l’ordonnance (cf. titre du Chapitre 1). Oubli volontaire ou rédaction hâtive du législateur, il conviendra probablement pour les structures autres que celles cotées, par mesure de sécurité, de doubler le formalisme habituel d’une convocation électronique pour être certain de toucher les intéressés et les convoquer valablement.

Concernant la tenue proprement dite des réunions, celles-ci peuvent désormais prendre la forme d’une conférence téléphonique ou audio-visuelle et ce même pour les décisions relatives aux comptes.

Ces moyens techniques doivent cependant remplir certaines conditions. Ils doivent ainsi permettre l’identification des participants à la réunion, transmettre au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des débats (article 5 de l’Ordonnance 2020-321). Concernant plus particulièrement, la conférence téléphonique, celle-ci ne peut être raisonnablement mise en œuvre qu’en présence d’un nombre de membres restreint permettant leur identification.

Ces modes de participation aux réunions sont facultatifs. D’autres modes peuvent être mis en œuvre, dans les conditions prévues par les textes propres à chaque société ou autres formes de groupement qui restent applicables, à savoir :

• le vote à distance,
• la consultation écrite,
•  l’acte unanime signé par l’ensemble des membres lorsque l’intégralité des décisions emporte leur accord.

S’agissant plus particulièrement de l’utilisation de la consultation écrite en lieu et place de l’assemblée, elle est doit être légalement autorisée par la loi régissant la structure concernée. Ses conditions légales pour y recourir sont toutefois assouplies :

• il n’est plus nécessaire que les statuts de la structure la prévoient expréssement
• elle peut être mise en œuvre quel que soit l’ordre du jour de l’assemblée, y compris pour les décisions relatives aux comptes.

Attention, l’application de ces autres modes de participation (vote à distance, consultation…) doit se faire dans le respect des droits des membres et plus particulièrement de leur droit d’information.

Enfin, conformément au décret 2020-293 du 10 avril , lorsqu’il est fait application des assouplissement de l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 (assemblée à huis clos ou consultation écrite des associés),  le procès-verbal de l’assemblée ou de l’organe collégial devra le mentionner.

Concernant les délais d’approbation des comptes clos entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020

La mise en place par le Gouvernement des mesures de restriction précitées a pertubé considérablement les travaux d’arrêté des comptes des personnes morales de droit privé dont les travaux d’établissement ou d’audit des comptes étaient en cours. 

En vue de permettre l’achèvement de ces travaux et l’approbation des comptes dans les meilleures conditions possibles, l’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 a allongé le délai légal pour arrêter les comptes annuels ou pour convoquer l’assemblée appelée à approuver ces comptes.

Aux termes de l’ordonnance, le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice en général) est prorogé de trois mois. Cette disposition est également applicable quand le délai pour tenir la réunion de l’assemblée d’approbation de comptes est fixé statutairement.

Ainsi, une société commerciale dont l’exercice coïncide avec l’année civile aura jusqu’au 30 septembre 2020 (au lieu du 30 juin) pour faire approuver ses comptes annuels 2019 par l’assemblée.

De la même manière, une association dont les comptes doivent être statutairement approuvés avant le 30 juin bénéficierait également d’un report de délai au 30 septembre.

Ces dispositions concernent les structures de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020. En sont néanmoins exclues celles dont le commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 (art. 3, I).